一、工程登记
　　建设单位在办理《建设工程规划许可证》、《建设工程施工许可证》以及签订《建设工程中标合同》前需办理工程项目档案登记手续，同时签订《建设工程竣工档案报送责任书》。
登记的建设工程项目范围
　　在城市规划区内开工建设的所有建设工程项目都属于登记范围，包括：(1)工业、民用建筑工程；(2)市政 基础设施工程；(3)公用基础设施工程；(4)公用交通基础设施工程；(5)园林建设、风景名胜建设工程；(6)市容环境卫生设施建设工程；(7)城市水利、防洪、抗震、人防工程；(8)城市地下管线工程。
　　二、业务指导
　　城建档案馆按照《建设工程档案报送责任书》的要求，及时主动地对该工程项目档案资料的形成、积累、归档进行业务指导，技术咨询，业务培训等服务工作。
　　建设工程档案业务指导工作内容
　　(一)宣传工作。向建设单位、施工单位、以及有关人员宣传城建档案和建设工程档案的政策法规、规范性文件等，宣传建设工程项目建档、归档和向城建档案馆报送移交档案的重要性、必要性，提高人们的档案意识和法制意识。
　　(二)业务培训。对建设工程项目的有关工程技术人员和档案人员开展档案资料的形成、积累、归档、整理等档案理论知识，具体业务规范标准和业务操作技能的培训工作。
　　(三)现场指导。城建档案馆的业务人员主动深入建设单位、施工单位、施工现场等建设第一线，对工程技术人员和档案人员的档案业务工作进行具体指导等。
　　(四)技术咨询。城建档案业务指导人员接受建设工程项目的有关工程技术人员和档案人员上门、来电、来函等各种形式的建设工程档案资料业务技术咨询。
　　三、竣工验收
　　建设工程档案是工程建设过程和建设成果的真实反映。根据《建设工程质量管理条例》(国务院令第279号)第十六条规定：“建设单位收到建设工程竣工报告后，应当组织设计、施工、工程监理等有关单位进行竣工验收。”和《关于认真贯彻国务院第279号令和建设部第78号令切实加强工程档案管理工作的通知》(建办【2001】103号)第四条规定：“建设单位在组织工程竣工验收前，应提请城建档案管理部门对工程档案进行预验收。”
　　建设单位在工程项目竣工验收前应通知城建档案管理机构进行竣工验收，城建档案馆业务指导人员审核全部档案材料组卷是否符合规定，总评后确定工程档案是否符合工程竣工验收条件及应当整改的内容，并初步签发《预验收意见书》。
　　城建档案管理机构参加工程竣工验收，严把项目工程档案质量关，确保建设工程档案的完整、准确、系统及时接收进馆，为今后的建设工程项目的改建、扩建、维修、保养以及城市建设发展等提供可靠的原始记录，具有重要的作用。
　　建设工程竣工验收应当具备的条件
　　(一)完成建设工程设计和合同约定的各项内容；(二)有完整的技术档案和施工管理资料；(三)有工程使用的主要建筑材料、建筑构配件和设备的进场试验报告；(四)有勘察、设计、施工、工程监理等单位分别签署的质量合格文件；(五)有施工单位签署的工程保修书。建设工程经验收合格的，方可交付使用。因此，有一套完整的工程竣工档案是建设工程竣工验收的必备条件之一。
　　四、档案报送
　　建设工程项目竣工验收后三个月内建设单位应将全套建设工程档案原件(包括规划正本、决算、验收文件)及时报送城建档案馆。城建档案馆审核合格后，出具《建设工程档案验收认可书》，办理档案移交手续。
　　建设工程档案报送内容和要求
　　(一)报送内容为建设工程项目从立项、施工到施工交付使用全过程形成的档案文字材料和竣工图；(二)报送的档案必须符合“三性”，即完整性、准确性、系统性，并且是原始性；(三)档案案卷质量须符合《建设工程文件归档整理规范》(GB／T50328—2001)、《科学技术档案案卷构成的一般要求》(GB／T11822—89)、《城市建设档案案卷质量规定》(建办【1995】697号)的规定。
　　五、 查询、利用城建档案应办什么手续？
　　解答：城市建设工程档案为城市规划、建设管理以及今后建设工程项目的改建、扩建、修建提供服务。在城建档案馆存档保管的各类城建档案，根据国家档案保密的有关规定，可以公开的，城建档案馆将按档案利用制度的规定，为查询、利用者热情地提供服务。查询、利用城建档案资料应提供的资料：
　　（一） 凡在城建档案馆存档的各类建设工程项目（含地下管线）的建设单位（业主），需查询利用档案资料，须出示工程档案移交书，登记说明查阅档案资料的具体内容便可查阅。
　　（二） 属机关、团体、企事业单位前来城建档案馆查阅、利用档案资料，应持有所在单位介绍信，注明利用者身份和利用档案的目的与范围，按规定办理登记手续，方可查阅利用。
　　（三） 以个人名义到城建档案馆查阅、利用档案资料者，须持所在社区（居委会）或住宅小区物业管理部门提供的介绍信或证明，并注明利用者身份和利用档案的目的与范围，按规定办理登记手续，方可查阅利用。

潮州市城建档案馆
二○○三年九月十八日